Manajemen Kantor Dan Informasi

Manajemen Kantor Dan Informasi

Pengertian Manajemen kantor

Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen kantor disebut juga manajemen informasi atau manajemen administrasi merupakan penerapan fungsi-fungsi untuk beberapa kegiatan pokok yaitu : penciptaan, pengumpulan, pengolahan, pengarsippan, pencarian, penyebaran, penghancuran informasi dll.

Ø fungsi-fungsi manajemen kantor meliputi :

   a)     Perencanaan

Tanpa perencanaan,pelaksanaan suatu pekerjaan hanya akan membuang-buang waktu,material serta tenaga.untuk menghindari hal-hal semacam itu,kepala kantor harus menjawan beberapa pertanyaan tersebut yaitu:apa yang harus dikerjakan , bagaimana,berapa lama,dimana ,siapa,dan mengapa?.

Kepala kantor yang telah membuat perencanaan suatu pekerjaan akan dapat menghindari kesulitan-kesultan yang ada,juga dapat melaksanakan kegiataannya secara efektif.

   b)    Pengorganisasian dan pengkoordinasian

Setelah menetapkan tujuan dan pengembangan rencana tahap selanjutnya adalah pengorganisasian dan pengkoordinasian. Seorang manajer harus bisa mengidentifikasi sumber-sumber daya yang dimiliki dan mengelolanya dengan baik sehingga bisa di pakai untuk melaksanakan rencana.

Pengorganisasian dan pengkoordinasian meliputi pengklasifikasikan dan pembagian pekerjaan melalui cara-cara sebagai berikut :

1.     Menentuka aktivitas kerja yang perlu di kerjakan secara spesifik untuk mencapai tujuan organisasi

2.     Pembagian tugas-tugas tertentu menurut urutan / struktur yang masuk akal

3.     Memberikan tugas tersebut pada orang / bagian yang tepat.

   c)     Pengawasan

Tiga alat pokok yang dapat digunakan oleh kepala kantor untuk mengadakan pengawasan atas biaya-biaya dalam hubungan dengan pekerjaan kantor adalah :

  Ø Standart Biaya

3 faktor dalam pengawasan standart biaya :

·        Biaya stadart (Standart cost) : yaitu data yang menunjukan apakah suatu pekerjaan memerlukan sejumlah biaya atau tidak.

·        Biaya sesungguhnya (Actual Cost) : yaitu data yang menunjukan biaya sesungguhnya.

·        Pembandingan antara biaya standart dengan biaya sesungguhnya : yaitu dalam perbandingan ini akan diketahui apakah terjadi perbedaan antara kedua macam biaya tersebut, sehingga lebih mudah untuk di awasi.

Dalam menentukan standart biaya sangat erat hubunganya dengan masalah waktu, jadi masing-masing tugas haruslah memperhatikan waktu, begitu pula dalam memperhitungkan biaya standartnya.

  Ø Proyeksi Beban

Proyeksi beban kerja membagi pekerjaan menurut batas-batas jam kerja standart per minggu, seberapa jauh ketetapan waktu yang bisa dicapai. Dapat terjadi bahwa waktu yang sesungguhnya dicapai lebih besar, daripada waktu yang di proyeksikan, dapat pula erjadi sebaliknya dimana waktu yang sesungguhnya di capai kurang dari apa yang di proyeksikan.

  Ø Penyusunan Anggaran

Dasar dalam penyusunan anggaran pengluaran untuk administrasi dengan cara : merubah jam kerja standart ke dalam rupiah standart  atau (jam x upah).

Tambahan rupiah standart setiap minggunya akan menentukan jumlah biaya tenaga kerja langsung yang akan direncanakan untuk tahun mendatang.

Pengertian Informasi

Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dan disajikan sedemikian rupa,sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan seperti pengambilan keputusan.

Pengolahan serta pengendalian data,meliputi kegiatan-kegiatan seperti: pembacaan,penulisan,penghitungan,penyortiran,pemasukkan ke dalam ormulir-formulir dan sebagainya.

  Ø Tujuan pengumpulan informasi

Terdapat dua alasan pokok dalam pengumpulan informasi yang dibutuhkan,yaitu:

     1)    Meningkatkan disiplin

Informasi yang diterima oleh seseorang merupakan factor dasar yang menentukan tentang apa saja yang harus dikerjakan sedangkan informasi yang diberikan seseorang kepada orang lain merupakan suatu laporan tentang hasil yang telah dicapai.dan merupakan tanggung jawabnya.

     2)    Memberikan dasar bagi pengambilan keputusan

Salah satu tugas dari seorang manajer adalah mencapai tujuan yang telah ditetapkan.berhasil aau tidaknya mencapai tujuan tersebut sangat ditentukan oleh tepatnya keputusan serta tepatnya waktu dalam pengambilan keputusan.agar keputusan yang diambil tepat,maka informasi yang dibutuhkan harus lengkap,teliti dan tersedia tepat pada waktunya.kurang lengkap serta kurang telitinya dalam menggunakan informasi untuk mengambil keputusan dapat menimbulkan kesulitan.

  Ø Penggolongan informasi.

Agar informasi yang digunakan dapat sesuai dengan masalah yang dihadapinya,maka perlu diadakan penggolongan informasi ke dalam beberapa kelompok yang sangat membantu manajemen .penggolongan tersebut membagi informasi menjadi lima golongan yaitu :

1) Informasi internal dan eksternal.

Penggolongan informasi ke dalam internal ( informasi berasal dari dalam) dan eksternal (informasi berasal dari luar)ini didasarkan pada sumber informasi tersebut.

2) Informasi yang diulang dan yang tidak diulang

Disini penggolongan informasi didasarkan pada jarak/interval waktunya.informasi yang mempunyai interval waktu kurang dari satu tahun dikategorikan sebagai informasi yang diulang,sedangkan lainnya dikategorikan sebagai informasi yang tidak diulang.

3) Informasi keharusan dan operasional

Informasi keharusan merupakan informasi yang diminta sebagai prasyarat oleh pemerintah atau lembaga-lembaga lain diluar perusahaan.berbeda dengan informasi keharusan,informasi operasional ini lebih banyak dibutuhkan oleh para manager dalam perusahaan.mereka membutuhkan informasi tersebut untuk keperluan perencanaan.

4) Informasi aktif dan pasif

Informasi aktif adalah informasi yang diberitahukan kepada seseorang bahwa ia (si penerima)harus melakukan sesuatu.sedangkan informasi pasif hanya bersifat sebagai pemberitahuan saja.

5) Informasi yang sudah terjadi dan akan terjadi.

Informasi yang sudah terjadi merupakan informasi yang penggunaannya dilakukan pada waktu lampau,sedangkan informasi yang baru akan digunakan untuk waktu mendatang.

  Ø Sifat-sifat informasi

1) membantu dalam pencapaian tujuan

informasi dapat membantu dalam mencapai tujuan yang diharapkan,misalnya : menekan biaya-biaya,pembayaran upah yang layak, dll.informasi tersebut sangat di perlukan untuk melaksanakan pekerjaan pada masing masing bagian.

2) Memberikan pelayanan pada bagian lain

Informasi dapat pula memberikan pelayanan dari satu bagian ke bagian yang lain dalam perusahaan. Contoh : Bagian produksi, didalam pelaksanaan kegiatannya memerlukan informasi-informasi dari bagian penjualan dan bagian keuangan.

3) Tersebar keseluruh bagian perusahaan

Informasi ini tersebar di seluruh Bagian yang ada dalam perusahaan, sebab semua orang membutuhkannya. Selain itu informasi tersebut juga diperlukan oleh pihak-pihak yang mempunyai kepentingan dalam perusahaan

4) Mmemberikan kontribusi secara tidak langsung kepada laba  perusahaan

Peranan dari sifat informasi ini sangat menonjol bilamana informasi yang diperlukan itu di arahkan untuk mempertimbangkan pengeluaran-pengeluaran perusahaan. Kalau informasi yang diperlukan untuk menekan/mengurangi biaya sangat kurang sehingga pengeluaran tetap tinggi, maka akan terjadi bahwa keuntungan yang di capai tidak dapat di tingkatkan.