Manajemen Kantor Dan Informasi
Pengertian Manajemen kantor
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data
dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus,
mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas
organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut
dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar
pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap
pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).
Manajemen kantor disebut juga manajemen informasi atau
manajemen administrasi merupakan penerapan fungsi-fungsi untuk beberapa
kegiatan pokok yaitu : penciptaan, pengumpulan, pengolahan, pengarsippan, pencarian,
penyebaran, penghancuran informasi dll.
Ø fungsi-fungsi manajemen
kantor meliputi :
a)
Perencanaan
Tanpa perencanaan,pelaksanaan suatu pekerjaan hanya akan
membuang-buang waktu,material serta tenaga.untuk menghindari hal-hal semacam
itu,kepala kantor harus menjawan beberapa pertanyaan tersebut yaitu:apa yang
harus dikerjakan , bagaimana,berapa lama,dimana ,siapa,dan mengapa?.
Kepala kantor yang telah membuat perencanaan suatu pekerjaan
akan dapat menghindari kesulitan-kesultan yang ada,juga dapat melaksanakan
kegiataannya secara efektif.
b)
Pengorganisasian dan pengkoordinasian
Setelah menetapkan tujuan dan
pengembangan rencana tahap selanjutnya adalah pengorganisasian dan
pengkoordinasian. Seorang manajer harus bisa mengidentifikasi sumber-sumber
daya yang dimiliki dan mengelolanya dengan baik sehingga bisa di pakai untuk
melaksanakan rencana.
Pengorganisasian dan pengkoordinasian
meliputi pengklasifikasikan dan pembagian pekerjaan melalui cara-cara sebagai
berikut :
1.
Menentuka aktivitas kerja yang perlu di kerjakan secara
spesifik untuk mencapai tujuan organisasi
2.
Pembagian tugas-tugas tertentu menurut urutan / struktur yang
masuk akal
3.
Memberikan tugas tersebut pada orang / bagian yang tepat.
c)
Pengawasan
Tiga alat pokok yang dapat digunakan oleh kepala kantor untuk
mengadakan pengawasan atas biaya-biaya dalam hubungan dengan pekerjaan kantor
adalah :
Ø Standart Biaya
3 faktor dalam pengawasan standart biaya :
·
Biaya stadart (Standart cost) : yaitu data yang menunjukan
apakah suatu pekerjaan memerlukan sejumlah biaya atau tidak.
·
Biaya sesungguhnya (Actual Cost) : yaitu data yang menunjukan
biaya sesungguhnya.
·
Pembandingan antara biaya standart dengan biaya sesungguhnya
: yaitu dalam perbandingan ini akan diketahui apakah terjadi perbedaan antara
kedua macam biaya tersebut, sehingga lebih mudah untuk di awasi.
Dalam menentukan standart biaya sangat erat hubunganya dengan
masalah waktu, jadi masing-masing tugas haruslah memperhatikan waktu, begitu
pula dalam memperhitungkan biaya standartnya.
Ø Proyeksi Beban
Proyeksi beban kerja membagi pekerjaan menurut batas-batas
jam kerja standart per minggu, seberapa jauh ketetapan waktu yang bisa dicapai.
Dapat terjadi bahwa waktu yang sesungguhnya dicapai lebih besar, daripada waktu
yang di proyeksikan, dapat pula erjadi sebaliknya dimana waktu yang
sesungguhnya di capai kurang dari apa yang di proyeksikan.
Ø Penyusunan Anggaran
Dasar dalam penyusunan anggaran pengluaran untuk administrasi
dengan cara : merubah jam kerja standart ke dalam rupiah standart atau (jam x upah).
Tambahan rupiah standart setiap minggunya akan menentukan
jumlah biaya tenaga kerja langsung yang akan direncanakan untuk tahun
mendatang.
Pengertian Informasi
Informasi adalah sejumlah data yang telah diproses dan
disajikan sedemikian rupa,sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan
seperti pengambilan keputusan.
Pengolahan serta pengendalian data,meliputi kegiatan-kegiatan
seperti: pembacaan,penulisan,penghitungan,penyortiran,pemasukkan ke dalam
ormulir-formulir dan sebagainya.
Ø Tujuan pengumpulan informasi
Terdapat
dua alasan pokok dalam pengumpulan informasi yang dibutuhkan,yaitu:
1)
Meningkatkan disiplin
Informasi
yang diterima oleh seseorang merupakan factor dasar yang menentukan tentang apa
saja yang harus dikerjakan sedangkan informasi yang diberikan seseorang kepada
orang lain merupakan suatu laporan tentang hasil yang telah dicapai.dan
merupakan tanggung jawabnya.
2)
Memberikan dasar bagi pengambilan keputusan
Salah
satu tugas dari seorang manajer adalah mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.berhasil aau tidaknya mencapai tujuan tersebut sangat ditentukan
oleh tepatnya keputusan serta tepatnya waktu dalam pengambilan keputusan.agar
keputusan yang diambil tepat,maka informasi yang dibutuhkan harus
lengkap,teliti dan tersedia tepat pada waktunya.kurang lengkap serta kurang
telitinya dalam menggunakan informasi untuk mengambil keputusan dapat
menimbulkan kesulitan.
Ø Penggolongan informasi.
Agar
informasi yang digunakan dapat sesuai dengan masalah yang dihadapinya,maka perlu
diadakan penggolongan informasi ke dalam beberapa kelompok yang sangat membantu
manajemen .penggolongan tersebut membagi informasi menjadi lima golongan yaitu
:
1) Informasi internal dan eksternal.
Penggolongan
informasi ke dalam internal ( informasi berasal dari dalam) dan eksternal
(informasi berasal dari luar)ini didasarkan pada sumber informasi tersebut.
2) Informasi yang diulang dan yang tidak diulang
Disini penggolongan informasi didasarkan pada jarak/interval
waktunya.informasi yang mempunyai interval waktu kurang dari satu tahun
dikategorikan sebagai informasi yang diulang,sedangkan lainnya dikategorikan
sebagai informasi yang tidak diulang.
3) Informasi keharusan dan operasional
Informasi
keharusan merupakan informasi yang diminta sebagai prasyarat oleh pemerintah
atau lembaga-lembaga lain diluar perusahaan.berbeda dengan informasi
keharusan,informasi operasional ini lebih banyak dibutuhkan oleh para manager
dalam perusahaan.mereka membutuhkan informasi tersebut untuk keperluan
perencanaan.
4) Informasi aktif dan pasif
Informasi
aktif adalah informasi yang diberitahukan kepada seseorang bahwa ia (si
penerima)harus melakukan sesuatu.sedangkan informasi pasif hanya bersifat
sebagai pemberitahuan saja.
5) Informasi yang sudah terjadi dan akan terjadi.
Informasi
yang sudah terjadi merupakan informasi yang penggunaannya dilakukan pada waktu
lampau,sedangkan informasi yang baru akan digunakan untuk waktu mendatang.
Ø Sifat-sifat informasi
1) membantu dalam pencapaian tujuan
informasi dapat membantu dalam mencapai tujuan yang
diharapkan,misalnya : menekan biaya-biaya,pembayaran upah yang layak,
dll.informasi tersebut sangat di perlukan untuk melaksanakan pekerjaan pada
masing masing bagian.
2) Memberikan pelayanan pada bagian lain
Informasi dapat pula memberikan pelayanan dari satu bagian ke
bagian yang lain dalam perusahaan. Contoh : Bagian produksi, didalam
pelaksanaan kegiatannya memerlukan informasi-informasi dari bagian penjualan
dan bagian keuangan.
3) Tersebar keseluruh bagian perusahaan
Informasi ini tersebar di seluruh Bagian yang ada dalam
perusahaan, sebab semua orang membutuhkannya. Selain itu informasi tersebut
juga diperlukan oleh pihak-pihak yang mempunyai kepentingan dalam perusahaan
4) Mmemberikan kontribusi secara
tidak langsung kepada laba perusahaan
Peranan dari sifat informasi ini sangat menonjol bilamana
informasi yang diperlukan itu di arahkan untuk mempertimbangkan
pengeluaran-pengeluaran perusahaan. Kalau informasi yang diperlukan untuk
menekan/mengurangi biaya sangat kurang sehingga pengeluaran tetap tinggi, maka
akan terjadi bahwa keuntungan yang di capai tidak dapat di tingkatkan.